Schemat organizacyjny

Schemat organizacyjny

Aneta Pozowska
tel. 22 863 55 24 tonowo 7

  1. Dyrektor jest odpowiedzialny za realizację powierzonych zadań oraz właściwą organizację pracy Zakładu. Dyrektor zapewnia funkcjonowanie i ciągłość pracy Zakładu oraz warunki jego działania, a w szczególności:
  • sprawuje bezpośredni nadzór nad komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego wykonywania przez nie zadań, bądź eliminowania spostrzeżonych uchybień;
  • zapewnia opracowywanie i realizację planów finansowych Zakładu, zatwierdza je oraz przekazuje je Prezydentowi m. st. Warszawy;
  • zatwierdza po zaopiniowaniu przez Zarząd Dzielnicy i uzgodnieniu z Prezydentem m. st. Warszawy regulamin organizacyjny Zakładu;
  • reprezentuje miasto stołeczne Warszawa w odniesieniu do mienia posiadanego przez Zakład, zapewnia prowadzenie ewidencji mienia m. st. Warszawy będącego w posiadaniu Zakładu;
  • prowadzi kontrolę wewnętrzną w Zakładzie w zakresie realizowanych zadań, określonych statutem Zakładu;
  • realizuje zadania w zakresie kontroli finansowej w Zakładzie;
  • sprawuje nadzór nad prowadzonymi postępowaniami sądowymi;
  • sprawuje nadzór w zakresie zarządzania ryzykiem w Zakładzie, w tym określa sposób organizacji zarządzania ryzykiem zgodnie z Zarządzeniami Prezydenta m.st. Warszawy i innymi aktami prawa w tym zakresie.
  1. Dyrektor dokonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników zatrudnionych
    w Zakładzie oraz realizuje politykę personalną, a w szczególności:
  • dokonuje czynności wynikające z nawiązania i trwania stosunku pracy
    z pracownikami oraz czynności związane z ustaniem stosunku pracy;
  • dysponuje funduszem wynagrodzeń w Zakładzie;
  • sprawuje nadzór i kontrolę nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, dokonuje okresowych ocen oraz rozpatruje skargi dotyczące pracy pracowników Zakładu;
  • ustala regulamin pracy Zakładu;
  • wykonuje zadania dyrektora jednostki, wynikające z przepisów odrębnych;
  • realizuje inne zadania z upoważnienia Prezydenta m.st. Warszawy.

Dyrektor przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków.

Małgorzata Kurc
tel. 22 863 55 24 tonowo 7

  1. Zastępca Dyrektora podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
  2. Do podstawowych zadań Zastępcy Dyrektora należy:
  • zastępowanie Dyrektora w czasie jego nieobecności;
  • kierowanie podległymi komórkami organizacyjnymi oraz zapewnienie właściwej organizacji pracy i sprawnego funkcjonowania;
  • sprawowanie merytorycznej kontroli nad działalnością podległych komórek organizacyjnych;
  • wydawanie decyzji w sprawach należących do zakresu działania oraz w ramach udzielonych pełnomocnictw.

Katarzyna Duranc
tel. 22 863 55 24 tonowo 7

  1. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
  2. Główny Księgowy Zakładu realizuje obowiązki i uprawnienia określone w przepisach o finansach publicznych, rachunkowości oraz zamówieniach publicznych.
  3. Do zadań Głównego Księgowego należy zapewnienie prowadzenia rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, a w szczególności:
  • organizowanie sporządzania, obiegu oraz kontroli dokumentów finansowych w sposób zapewniający właściwą dokumentację zdarzeń gospodarczych;
  • terminowe przygotowywanie i przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych;
  • prowadzenie gospodarki finansowej Zakładu polegającej na dysponowaniu środkami pieniężnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami, planem finansowym Zakładu oraz harmonogramem dochodów i wydatków, zapewnienie terminowego ściągania należności, dochodzenie roszczeń oraz spłaty zobowiązań;
  • opracowywanie kwartalnych analiz realizacji planu finansowego Zakładu oraz wykorzystania środków będących w dyspozycji Zakładu;
  • dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów finansowych;
  • opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, w tym zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz zasad obiegu dokumentów;
  • organizowanie w sposób właściwy przechowywania dokumentacji księgowej, sprawozdawczej i innej, będącej w dyspozycji Działu Finansowo-Księgowego oraz zabezpieczenie tej dokumentacji przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych;
  1. Główny Księgowy Zakładu pełni funkcję Kierownika Działu Finansowo-Księgowego, który kieruje i koordynuje pracę w podległym dziale.
  2. Główny Księgowy ma prawo żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień oraz wnioskować do Dyrektora o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

tel. 22 863 55 24 tonowo 4

  1. Dział Finansowo-Księgowy pełni funkcję dysponenta środków budżetowych, realizuje zadania Zakładu w zakresie projektowania i wykonywania budżetu Zakładu oraz prowadzi sprawy dotyczące obsługi finansowo – księgowej Zakładu.
  2. Do właściwości Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:
  • prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
  • opracowanie planu finansowego dochodów i wydatków oraz kontrola nad prawidłową jego realizacją w skali całego roku,
  • dokonywanie zmian w budżecie jednostki zgodnie z przyjętym trybem i zasadami,
  • kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym,
  • prowadzenie rejestru operacji finansowych (zakup, sprzedaż, wystawianie faktur, sporządzanie przelewów),
  • obsługa bieżących rachunków bankowych,
  • sporządzanie comiesięcznych sprawozdań z realizacji budżetu (dochodów i wydatków) oraz sprawozdań rocznych i okresowych z zakresu księgowości,
  • syntetyczna i analityczna ewidencja kont rozrachunkowych, prowadzenie rozliczeń
    z kontrahentami,
  • prowadzenie ewidencji wydatków i dochodów w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej,
  • prowadzenie ewidencji i rozliczanie podatku od towarów i usług VAT,
  • składanie cząstkowych deklaracji VAT w aplikacji Urzędu m.st. Warszawy oraz dokonywanie rozliczeń z Urzędem m.st. Warszawy w tym zakresie,
  • sporządzanie i wysyłanie w aplikacji Urzędu m.st. Warszawy jednolitego pliku kontrolnego (JPK),
  • ewidencjonowanie i naliczanie przychodów z nieruchomości,
  • obsługa interesantów w zakresie bieżących naliczeń należności, uzgadniania sald
    i rozliczeń,
  • rozliczanie opłat za media,
  • analityczna ewidencja kosztów na poszczególne nieruchomości,
  • ustalanie raz w roku kosztów utrzymania 1m2 nieruchomości według rzeczywistych kosztów poniesionych w rozliczonym i zamkniętym okresie,
  • prowadzenie ewidencji środków trwałych,
  • obsługa kasy wewnętrznej jednostki,
  • rozliczanie nieruchomości przekazywanych ich właścicielom w zakresie kosztów zarządu, eksploatacji i remontów nieruchomości prywatnych będących w zarządzie Zakładu,
  • prowadzenie ewidencji przyznanych dodatków mieszkaniowych,
  • zamawianie środków pieniężnych na wydatki,
  • sporządzanie deklaracji podatku od nieruchomości,
  • sporządzanie deklaracji o wysokości opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi,
  • obsługa lokali mieszkalnych znajdujących się w budynkach wspólnot mieszkaniowych (wystawianie not księgowych, kontrolowanie należności i zobowiązań, udział pełnomocnika w zebraniach wspólnot).
  • prowadzenie ewidencji księgowej zaangażowania wydatków jednostki,
  • ustalanie wysokości należności z tytułu wpłaconych kaucji mieszkaniowych,uzgadnianie ewidencji księgowej z działami merytorycznymi.

Kierownik: Monika Jakubowska
tel. 22 863-55-24 tonowo 5

  1. Działem Organizacji i Kadr kieruje kierownik, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
  2. Dział Organizacji i Kadr realizuje zadania w zakresie:
  • organizowania i gospodarowania powierzonym zasobem nieruchomości w granicach zwykłego zarządu;
  • regulacji stanów prawnych nieruchomości niebędących własnością m.st. Warszawy,
    a zarządzanych przez ZGN oraz nadzoru nad prowadzonymi postępowaniami sądowymi w tym zakresie;
  • współpracy z Zarządami Wspólnot Mieszkaniowych w ramach wykonywania przez pracowników obowiązków ustanowionego pełnomocnika m.st. Warszawy;
  • prowadzenia polityki personalnej oraz rozwoju zawodowego pracowników,
  • prowadzenia naliczeń wynagrodzeń pracowników oraz innych świadczeń wynikających z zatrudnienia;
  • prowadzenia spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż.;
  • ochrony danych osobowych przetwarzanych w Zakładzie;
  • organizacji pracy Zakładu oraz realizacji potrzeb gospodarczych Zakładu;
  • inwentaryzacji majątkowych Zakładu;
  • koordynowania zadań w zakresie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem;
  • nadzoru nad zapewnieniem ciągłości pracy w systemach informatycznych;
  • organizacji i prowadzenia zakładowej składnicy akt.

Do zadań Działu Organizacji i Kadr należy w szczególności:

w zakresie organizacji, informatyzacji, ochrony danych osobowych oraz archiwizacji:

  • opracowywanie projektów zarządzeń, pism ogólnych, regulaminów, instrukcji;
  • prowadzenie rejestru wewnętrznych aktów normatywnych, upoważnień
    i pełnomocnictw;
  • prowadzenie rejestru skarg, wniosków i interpelacji;
  • obsługa sekretariatu i kancelarii, w tym prowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
  • przygotowywanie pism i wysyłanie korespondencji Dyrektora;
  • realizacja zatwierdzonych zamówień i rozliczanie dokonanych zakupów na potrzeby Zakładu;
  • przygotowanie harmonogramu okresowych inwentaryzacji majątkowych Zakładu oraz uczestniczenie w inwentaryzacji i prowadzenie ksiąg inwentarzowych (w tym elektronicznych ksiąg inwentarzowych w systemie inwentaryzacji składników majątku trwałego);
  • prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych,
    a w szczególności przygotowywanie upoważnień w zakresie administrowania
    i przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenie rejestru udostępniania danych osobowych podmiotom zewnętrznym;
  • nadzór nad właściwą obsługą informatyczną Zakładu;
  • prowadzenie wraz z bieżącą aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej Zakładu;
  • nadzór nad bieżącym aktualizowaniem informacji na stronie internetowej Zakładu;
  • nadzór nad utrzymaniem czystości na terenie siedziby Zakładu;
  • nadzór nad prawidłowym utrzymaniem bezpieczeństwa siedziby Zakładu wspomaganego przez elektroniczny system alarmowy i monitoringu oraz system kontroli dostępu;
  • koordynowanie zadań w zakresie kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem, oraz współpraca w tym zakresie z komórkami Urzędu Dzielnicy oraz Urzędu m.st. Warszawy;
  • organizacja i prowadzenie zakładowej składnicy akt oraz nadzór na prawidłowym jej funkcjonowaniem;
  • archiwizacja dokumentów za pomocą elektronicznego systemu archiwizacyjnego;
    1.  

w zakresie eksploatacji:

  • prowadzenie inwentaryzacji gruntów, na których znajdują się budynki administrowane przez Zakład;
  • organizowanie i gospodarowanie zasobem w granicach zwykłego zarządu,
    a zwłaszcza organizowanie i sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną do czasu określenia przez właścicieli lub sąd sposobu zarządu tą nieruchomością wspólną;
  • podejmowanie działań mających na celu regulację stanów prawnych nieruchomości niebędących własnością m.st. Warszawy, a zarządzanych przez ZGN oraz nadzór nad prowadzonymi postępowaniami sądowymi w tym zakresie;
  • prowadzenie ewidencji budynków, budowli, lokali użytkowych i mieszkalnych, terenów posesji, gruntów i urządzeń;
  • prowadzenie księgi zasobów;
  • współpraca z dostawcami mediów, a także usługodawcami w zakresie prowadzonych rozliczeń;
  • przygotowywanie danych do umów z kontrahentami dostarczającymi media
    i usługodawcami;
  • opracowywanie wstępnej dokumentacji przetargowej w zakresie wywozu nieczystości,  pielęgnacji zieleni oraz innych usług i dostaw leżących w zakresie działania działu;
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi Zakładu w zakresie kontroli terminowości, jakości i prawidłowości świadczonych na rzecz Zakładu dostaw (dostarczania wody i odprowadzania ścieków, dostarczania energii elektrycznej, dostarczania gazu i innych mediów) i usług (wywozu nieczystości płynnych
    i stałych, wywozu gabarytów, pielęgnacji zieleni, sprzątania itp.);
  • dokonywanie uzgodnień i prowadzenie korespondencji z kontrahentami
    w zakresie świadczonych usług;
  • prowadzenie rozliczeń świadczonych usług przy współpracy z komórkami organizacyjnymi;
  • obsługa Systemu Zarządzania Energią oraz współpraca w tym zakresie
    z komórkami Urzędu m.st. Warszawy;
  • obsługa systemu ubezpieczeń w ramach Warszawskiego Programu Ubezpieczeń;
  • obsługa systemu STRATEG;
  • sporządzanie deklaracji o wysokości opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi;
  • udział w protokolarnym przejmowaniu lub przekazywaniu nieruchomości,


w zakresie współpracy ze Wspólnotami Mieszkaniowymi: w tym współpraca z właścicielami nieruchomości będących w zarządzie Zakładu;

  • inicjowanie i przygotowywanie kierunkowych działań Zakładu w zakresie współpracy ze Wspólnotami Mieszkaniowymi;
  • koordynowanie organizowanych zebrań Wspólnot Mieszkaniowych, udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień Wspólnotom Mieszkaniowym;
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi Zakładu w sprawach dotyczących wspólnot mieszkaniowych;
  • przekazywanie do komórek organizacyjnych Zakładu informacji o zmianie zarządu;
  • opracowywanie sprawozdawczości i informacji w zakresie współpracy ze Wspólnotami Mieszkaniowymi;
  • reprezentowanie m.st. Warszawy jako właściciela na zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych;
  • składanie oświadczeń woli w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnych podejmowanych w drodze uchwał;
  • współpraca z zarządami i zarządcami Wspólnot przy opracowywaniu uchwał, planów gospodarczych oraz ich analiza;
  • ocena i analiza prawidłowości podejmowanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe uchwał;
  • analiza materiałów na zebrania oraz materiałów otrzymywanych po odbytych zebraniach;
  • współdziałanie z Działem Finansowo-Księgowym w zakresie realizacji zobowiązań finansowych miasta wobec Wspólnot Mieszkaniowych;
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi Zakładu w zakresie nadzoru nad utrzymaniem nieruchomości wokół budynków Wspólnot Mieszkaniowych, stanowiących własność m.st. Warszawy;
  • prowadzenie ewidencji lokali komunalnych w nieruchomościach wspólnych;
  • prowadzenie ewidencji zarządów nieruchomości wspólnych, ich zarządców lub administratorów;

    1.  

w zakresie prowadzenia polityki personalnej oraz rozwoju zawodowego pracowników:

  • prowadzenie spraw płacowych, kadrowych i socjalnych;
  • naliczanie wynagrodzeń osobowych i bezosobowych oraz innych świadczeń związanych ze stosunkami pracy pracowników Zakładu oraz Zleceniobiorców;
  • prowadzenie spraw wynikających z Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym ustalenie wysokości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz naliczanie świadczeń socjalnych, obsługa komisji socjalnej oraz przygotowywanie dokumentów niezbędnych do wypłaty świadczeń;
  • rozliczanie czasu pracy pracowników za pomocą systemu informatycznego;
  • przygotowywanie i realizacja szkoleń oraz rozwoju zawodowego pracowników;
  • prowadzenie postępowań rekrutacyjnych w Zakładzie;
  • współpraca z urzędem pracy i innymi instytucjami w zakresie doboru kadr
    i warunków zatrudniania w świetle przepisów prawa pracy i przepisów szczególnych, na niektórych stanowiskach pracy;
  • współpraca z urzędami skarbowymi oraz ZUS w zakresie prowadzonych rozliczeń;
  • współpraca z GUS, PFRON i innymi urzędami w ramach prowadzonej sprawozdawczości;
  • przygotowywanie dokumentów do zawierania umów cywilno-prawnych (zlecenia, o dzieło);
  • prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło oraz inne związane z obsługa kadrową), w tym w elektronicznym Centralnym Rejestrze Umów Urzędu m.st. Warszawy;
  • rozliczanie umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami zgodnie z Procedurą wprowadzoną Zarządzeniem Prezydenta m. st. Warszawy oraz współpraca
    w tym zakresie z komórkami Urzędu m.st. Warszawy;
  • prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Zakładzie,
    w tym spraw związanych z wypadkami przy pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz współpraca z organami i instytucjami w zakresie BHP i ppoż.;
  • nadzór nad prawidłowym realizowaniem zadań w zakresie bhp przez uprawnione osoby świadczące usługi w Zakładzie;
  • prowadzenie gospodarki odzieżą roboczą, ochronną i sprzętem ochrony osobistej pracowników Zakładu;
  • udział w przygotowaniu projektu planu finansowego w zakresie zatrudnienia
    i wynagrodzenia, sukcesywne nadzorowanie zaangażowania planu wydatków oraz przygotowywanie odpowiednich sprawozdań.

Kierownik: Elżbieta Kowalczyk
tel. 22 863-55-24 tonowo 6

  1. Działem Eksploatacji i Zamówień Publicznych kieruje kierownik działu, który podlega bezpośrednio Zastępcy Dyrektora.
  2. Dział Eksploatacji i Zamówień Publicznych realizuje zadania w zakresie:
    1. zarządzania lokalami użytkowymi;
    2. utrzymania terenów zewnętrznych oraz dzierżawą nieruchomości;
    3. prowadzenia spraw i koordynacja działań w zakresie udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zamówień nie objętych Prawem zamówień publicznych, do których należy stosować art. 44 ustawy o finansach publicznych, w tym przyjmowanie zleceń z komórek organizacyjnych na przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz weryfikacja wniosków z komórek organizacyjnych Zakładu. 
  3. Do zadań Działu Eksploatacji i Zamówień Publicznych należy w szczególności:
    1.  
  1. w zakresie zarządzania lokalami użytkowymi, utrzymania terenów zewnętrznych oraz dzierżaw:
    1.  
    1.  
  • prowadzenie ewidencji najmu lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych i dzierżawy gruntu;
  • przygotowywanie materiałów do ogłoszeń́ o przetargach, konkursach ofert na najem lokali użytkowych i garaży,
  • przygotowywanie materiałów i dokumentów w zakresie najmu lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych oraz przedkładanie do rozstrzygnięcia Zarządowi Dzielnicy;
  • przygotowywanie projektów Uchwał Zarządu Dzielnicy i przedkładanie ich do rozstrzygnięcia na posiedzeniu Zarządu Dzielnicy;
  • przygotowywanie dokumentacji do zawarcia lub rozwiązania umów o najem lokali użytkowych, powierzchni reklamowych, garaży oraz dzierżaw gruntu,
  • w tym także postępowań przetargowych, konkursowych i negocjacji związanych
  • z wyłonieniem najemcy lub dzierżawcy, a także przygotowywaniem dokumentów do umów użyczenia;
  • prowadzenie działań windykacyjnych w zakresie bezpośredniego kontaktu
  • z najemcami lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych
  • i dzierżawców w przypadku stwierdzenia zwłoki w opłatach w przedziale od jednego do dwóch okresów rozliczeniowych;
  • udział w protokolarnym przejmowaniu lub przekazywaniu lokali użytkowych, powierzchni reklamowych, garaży i dzierżawy gruntu;
  • prowadzenie sprawozdawczości w zakresie lokali użytkowych, garaży, powierzchni reklamowych i dzierżawy gruntu;
  • prowadzenie kontroli prawidłowości użytkowania lokali, garaży i terenów oraz realizacji zawartych umów najmu i dzierżawy, w tym ustaleniem koniecznych napraw obciążających wynajmującego lub najemcę

    1.  
    2. w zakresie prowadzenia zamówień publicznych:
       
  • przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych oraz przestrzeganie wydatkowania środków publicznych zgodnie z ustawą o finansach publicznych,
  • a także stosowanie odpowiednich przepisów m. st. Warszawy z zakresu finansów oraz zamówień publicznych,
  • sporządzanie i prowadzenie planów zamówień publicznych Zakładu w oparciu
  • o wnioski komórek merytorycznych na roboty budowlane oraz dostawy i usługi,
  • prowadzenie spraw i koordynacja działań w zakresie udzielania przez Dyrektora zamówień nie objętych Prawem zamówień publicznych, do których należy stosować art. 44 ustawy o finansach publicznych, w tym przyjmowanie zleceń z komórek organizacyjnych na przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz weryfikacja wniosków z komórek organizacyjnych w postępowaniach unormowanych wewnętrznymi Zarządzeniami Dyrektora,
  • przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora w sprawach dotyczących zamówień publicznych,
  • przygotowywanie i przeprowadzanie zleconych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach uczestnictwa w komisjach przetargowych,
  • a w szczególności publikacja ogłoszeń, prowadzenie dokumentacji postępowania, zawiadamianie o wynikach postępowania,
  • weryfikowanie pod względem formalnym projektów dokumentów przygotowywanych przez członków komisji przetargowych z merytorycznych komórek organizacyjnych, zlecających przeprowadzenie postępowania,
  • wydawanie i przyjmowanie dokumentów przetargowych związanych
  • z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
  • prowadzenie rejestru zamówień publicznych, protestów i odwołań,
  • prowadzenie rejestru umów i zleceń zawieranych w ramach zamówień publicznych oraz innych zobowiązań o charakterze wydatkowym
  • w elektronicznym Centralnym Rejestrze Umów Urzędu m.st. Warszawy,
  • przygotowywanie wystąpień do Urzędu Zamówień Publicznych i Urzędu m. st. Warszawy,
  • prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości z udzielonych zamówień publicznych, przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień, a następnie przekazywanie do archiwum.

Kierownik: Rafał Małecki

tel. 22 863-55-24 tonowo 2

            1.  

Działem Technicznym kieruje kierownik, który podlega bezpośrednio Zastępcy Dyrektora.

Dział Techniczny realizuje zadania związane z:

  1. utrzymaniem należytego stanu technicznego nieruchomości zarządzanych przez ZGN;
  2. przygotowaniem rocznych planów w zakresie konserwacji, remontów i inwestycji;
  3. sporządzaniem rocznych sprawozdań rzeczowo-finansowych z realizacji planu robót remontowych, inwestycyjnych i konserwacji;
  4. przygotowaniem dokumentacji związanej z uzyskaniem zgód i zezwoleń wymaganych prawem budowlanych w celu wykonywania robót budowlanych;
  5. zlecaniem opracowania dokumentacji technicznej, ekspertyz i innych dokumentów uprawnionym jednostkom;
  6. przygotowaniem dokumentacji do postępowań przetargowych na roboty budowlane, usługi i dostawy w zakresie technicznym;
  7. sporządzaniem umów na roboty budowlane, usługi i dostawy w zakresie technicznym;
  8. kwalifikowaniem robót awaryjnych do pilnej realizacji (zagrożenie życia i zdrowia, kataklizmy);
  9. prowadzeniem rejestracji zleceń prac konserwacyjnych;
  10. współpracą z organami nadzoru architektoniczno-budowlanego, Inspekcją Ochrony Środowiska, Państwową Inspekcją Pracy, Państwową Inspekcją Sanitarną, SANEPID, Strażą Pożarną oraz innymi jednostkami organizacyjnymi;
  11. dokonywaniem przeglądów budynków i budowli oraz prowadzenie książek obiektu budowlanego w zakresie art. 62 i art. 64 Prawa Budowlanego;
  12. dokonywaniem oceny i opisu zakresu powstałej szkody w zarządzanym zasobie oraz dokonywaniem zgłoszeń powstałych szkód do ubezpieczyciela;
  13. prowadzeniem ewidencji powstałych szkód w zarządzanym zasobie nieruchomości
    i zgłoszonych do ubezpieczenia oraz współpraca w tym zakresie z komórkami organizacyjnymi ZGN;
  14. nadzorem nad realizacją robót budowlanych, usług i dostaw w zakresie technicznym zgodnie z ustawą Prawo Budowlane oraz warunkami określonymi w umowach na ich realizację;
  15. sporządzaniem kosztorysów inwestorskich oraz protokołów typowania robót;
  16. weryfikacją kosztorysów ofertowych;
  17. potwierdzaniem faktycznie wykonanych robót oraz wydawaniem zleceń na usunięcia wad, a także weryfikacją rachunków za wykonane roboty i usługi;
  18. nadzorem nad realizacją zleceń w zakresie remontów i konserwacji;
  19. udziałem w protokolarnym przejmowaniu lub przekazywaniu nieruchomości;
  20. udziałem w okresowych przeglądach stanu technicznego zarządzanych zasobów (w tym przeglądach gwarancyjnych);
  21. dokonywaniem oceny stanu technicznego pomieszczeń przeznaczonych na lokale mieszkalne, użytkowe i inne;
  22. dokonywaniem weryfikacji oraz oceny stanu technicznego nieruchomości lub ich części przeznaczonych do dzierżawy;
  23. współpracą z komórkami organizacyjnymi Zakładu w zakresie kontroli terminowości, jakości i prawidłowości świadczonych na rzecz Zakładu dostaw (dostarczania wody
    i odprowadzania ścieków, dostarczania energii elektrycznej, dostarczania gazu i innych mediów) i usług (wywozu nieczystości płynnych).

Kierownik: p.o. Monika Sapieżyńska
tel. 22 863-55-24 tonowo 1

  1. Działem Administracji kieruje kierownik działu, który podlega bezpośrednio Zastępcy Dyrektora.
  2. Dział Administracji realizuje zadania związane z:
  • utrzymaniem należytego porządku i czystości w budynkach i ich otoczeniu;
  • określaniem wymiaru opłat za najem lokali mieszkalnych, w tym ich odpowiedniej regulacji na podstawie polityki czynszowej m.st. Warszawy;
  • nadzorem nad przejmowaniem lokali i rozliczaniem najemców ze zwalnianych lokali;
  • prowadzeniem ewidencji lokali niezasiedlonych oraz podejmowaniem działań zmierzających do szybkiego przygotowania lokali zwalnianych do kolejnego zasiedlenia;
  • prowadzeniem działań windykacyjnych w zakresie bezpośredniego kontaktu z najemcami lokali mieszkalnych w przypadku stwierdzenia zwłoki w opłatach w przedziale od jednego do dwóch okresów rozliczeniowych;
  • przygotowywaniem wypowiedzeń umów najmu lokali mieszkalnych w zakresie przewidzianym przepisami z wyjątkiem wypowiedzeń z tytułu zwłoki z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu mieszkalnego;
  • przygotowywaniem niezbędnych dokumentów do radcy prawnego celem skierowania spraw do sądu;
  • współdziałaniem z kontrahentami w zakresie świadczonych przez nich usług oraz potwierdzaniem ich racjonalności, prawidłowości wykonania i rzetelności wystawionych faktur;
  • obsługą Systemu Zarządzania Energią w zakresie lokali mieszkalnych i części wspólnych zarządzanego zasobu oraz współpraca w tym zakresie z komórkami Urzędu m.st. Warszawy;
  • prowadzeniem zbioru dokumentów dotyczących lokali i budynków mieszkalnych;
  • przygotowaniem dokumentów do zawarcia umowy najmu lokali mieszkalnych;
  • sprawowaniem nadzoru nad dozorcami domów;
  • przygotowywaniem w oparciu o oszczędną i racjonalną gospodarkę zakupu sprzętu
    i materiałów niezbędnych dozorcom do wykonywania zadań;
  • przygotowywaniem i realizowaniem zakupów niezbędnych do prawidłowego zarządzania nieruchomościami będącymi w administrowaniu Zakładu;
  • współpracą z dostawcami mediów, a także usługodawcami na rzecz Zakładu w zakresie prawidłowości dostaw i usług;
  • współpracą z komórkami organizacyjnymi Zakładu w zakresie kontroli terminowości, jakości i prawidłowości świadczonych na rzecz Zakładu dostaw (dostarczania wody
    i odprowadzania ścieków, dostarczania energii elektrycznej, dostarczania gazu i innych mediów) i usług (wywozu nieczystości płynnych i stałych, wywozu gabarytów, pielęgnacji zieleni, sprzątania itp.);
  • rozpatrywaniem wniosków o obniżki czynszu z tytułu niskich dochodów przez najemców lokali mieszkalnych;
  • realizacją Programu „Poznaj swojego najemcę̨”;
  • udziałem w protokolarnym przejmowaniu lub przekazywaniu nieruchomości;
  • udziałem w przygotowaniu projektu planu finansowego w zakresie obsługi zarządzanych nieruchomości oraz wyposażenia dozorców w niezbędne materiały i narzędzia;
  • przygotowywaniem sprawozdawczości i odpowiednich rejestrów z zakresu pracy działu.

Kierownik: Sylwia Strójwąs
tel. 22 863-55-24 tonowo 3

1. Działem Windykacji kieruje kierownik działu, który podlega bezpośrednio Zastępcy Dyrektora.
2. Dział Windykacji realizuje zadania związane z wykonywaniem czynności windykacyjnych związanych z zaległościami powstałymi w związku z brakiem zapłaty czynszu lub innych opłat z tytułu najmu lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży i bezumownego korzystania, z tytułu dzierżawy nieruchomości, z tytułu rozliczeń z właścicielami nieruchomości przekazanych w zarząd prywatny, w tym w szczególności:

  • bieżące analizowanie stanu zaległych należności Zakładu;
  • egzekwowanie należności od dłużników;
  • bieżące monitorowanie wpłat oraz rozliczanie dłużników w zakresie programu restrukturyzacji długów;
  • przygotowywanie materiałów niezbędnych do wszczynania i prowadzenia spraw sądowych oraz do podejmowania ewentualnych postępowań mediacyjnych i układowych z dłużnikami;
  • opracowywanie okresowych i epizodycznych informacji i analiz (sprawozdawczości) dotyczących windykacji zaległych należności na potrzeby Zakładu oraz innych jednostek;
  • przygotowywanie wypowiedzeń umów najmu lokalu mieszkalnego, użytkowego, garażu lub umów dzierżawy z tytułu zwłoki z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu mieszkalnego;
  • przygotowywanie oświadczenia woli Dyrektora w sprawie przywrócenia umowy najmu lokalu mieszkalnego zgodnie przepisami prawa;
  • sporządzanie i realizacja umów spłaty zadłużenia w formie świadczenia niepieniężnego oraz nadzór nad ich prawidłową realizacją przez dłużników;
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi ZGN, a w szczególności z Działem Technicznych w zakresie ustalania prac w ramach realizacji programu odpracowywania długów;
  • współpraca z organami egzekucyjnymi (komornik).